オフィスFAXをやめたい方へ　〜はじめてのインターネットFAXなら『メッセージプラス』がおすすめ〜

こんなお悩みはありませんか？

◉FAXはほとんど使わないので廃止したいが番号は欲しい。
◉FAX機ではなく、インターネットFAXに変更したい
◉インターネットFAXを使いたいが、どのメーカーが良いかわからない。

当社は、約27年間にわたり、パンフレットやカタログ制作、ホームページ制作などを専門として業務を行ってきました。お付き合いした顧客の数は数千社に及びます。（弊社の実績は、お客様の感想をまとめた『リアルな声』を御覧ください。生の声をそのままアップしています。別ウィンドウで開きます。）

すっかりファクシミリ（FAX）を使用して、お客様とやりとりをする事が無くなっていませんか？

当社でも、顧客とのコミュニケーションは、メールが主流です。稀に、電話で話をすることもありますが、口頭でのコミュニケーションは聞き取りエラーやミスに繋がるリスクが高いため、極力、記録に残る形（メール）でやり取りする事にしています。

かつてはFAXは必需品でした。

FAXの主な役割は電話ではなし得ない、目に見える形でのコミュニケーションでした。
しかし、時代の流れと共に、スマホが普及し、ビジュアルで伝えたい時は写メを撮ってメールで送るようになりました。時には動画で送ることもありますね。FAXのような白黒データと違い、スマホの写メはカラーで美しく、膨大な情報量を伝えることが可能です。コミュニケーションがより一層スムーズになりました。

しかし、それでも日本人にとってFAXは離れがたいようで、ビジネスをする上では、はやり用意しておきたいビジネスツールであることは間違い有りません。

そこで、当社では、すっかり営業FAXしか届かなくなったFAX機をインターネットFAXに変える決断をしました。名刺やパンフレット、カタログなどにFAX番号を掲載していますが、そこからいきなりFAXを送ってくる人はいませんので、急に廃止にすることを躊躇しませんでした。

それよりも、すっかりトナー切れに近づいているため、かすれて肝心な所が読めなくなっているFAX機を、今すぐにでも処分して、インターネットFAXに変えたほうがメリットがあると考えたからです。

きっと、これまでよりも、さらに便利になるはずです。

このブログでは、当社が初めてインターネットFAXに切り替えた経験をシェアしたいと思います。そして、皆様がインターネットFAXに切り替える際のメーカー選びの一助になればと思っています。この記事を読むことで、インターネットFAX選びがやりやすくなるかもしれません。ぜひ、最後までお読みください。

まず最初に、当社が選んだインターネットFAXサービスをご紹介します。
それは、『メッセージプラス』です。

【PR】▼詳しくはこちらをクリック

インターネットFAX『メッセージプラス』は、導入が簡単で、利用料が安く、様々なメリットがあるため選びました。
以下に、『メッセージプラス』を選んだ理由やメリットについて、１つずつ解説していきます。

『メッセージプラス』の仕組み

まず最初に、インターネットFAXの基本から説明します。
インターネットFAXの送受信には、FAX機（複合機など）もFAX番号専用の固定電話回線も不要です。

インターネット経由でデータを授受しますので、特別な用意は必要はありません。

下記が、『メッセージプラス』の仕組みです。

インターネットFAX『メッセージプラス』の基本構成

特別な用意は必要ないため、すぐ、FAX番号を取得して運用することが可能です。スモールオフィスの新規開業や、完全在宅ワーク化する企業などにはもってこいです。

例えば、これまで、リース契約などで複合機を契約していた企業であれば、インターネットFAXに変えることで経費の削減になるでしょう。

また、在宅ワーク中の従業員がいる場合でには、インターネット経由でFAXを確認できますので、オフィスにわざわざ出向く必要がないため、業務の効率化が図れます。

メッセージプラスで送信できるファイル形式

また、インターネットFAXの場合、データをそのままFAX送信することができます。

『メッセージプラス』で送信できるファイル形式は以下の通りです。
FAX機で送れるのは、プリントアウトしたもののみですが、テキストデータをそのまま送信できるので、用紙代の削減にも繋がります。

『メッセージプラス』に申し込みをすると、１１桁のFAX番号をもらえます。
ちなみに弊社のFAX番号は、050-3488-2355でした。
050から始まる番号になるようです。
（自分で好きな番号は選べません。申し込みと同時に自動的に付与されます）

『メッセージプラス』から付与された番号にFAXを送ると、　そのデータはクラウドサーバに保管されます。そして、サーバに保管されたデータをインターネットにアクセスできるパソコンやスマートフォンで確認します。ですから、インターネットが繋がっている環境であれば、いつでも、どこでも確認できます。

iPadなどのタブレット端末やスマートフォンであれば、アプリをインストールして着信状況を確認することも可能です。
（アプリは『メッセージプラス』のホームページにダウンロードボタンがあります）

【PR】▼詳しくはこちらをクリック

FAX機で受信したFAX用紙は、トレイに出力されますので、多くの人の目に触れてしまうことがあります。
しかし、『メッセージプラス』で受信したFAXは、クラウドサーバ内に蓄積されたデータになるため、誰でも見られる訳ではありません。サーバ内のデータを見るためにはパスワードが必要です。よって、情報の機密性が保たれますので安全です。

また、誤送信を無くすためにアドレス帳から送信することも可能になっています。１回毎にFAX番号を入力することもできますが、よく送信する番号はアドレス帳に登録しておいて、そこから発信したほうが誤送信のミスを減らせます。『メッセージプラス』のアドレス帳機能を有効活用するほうが良いでしょう。

さらに、FAXを送信する前に確認画面が表示されますので、ダブルチェックが可能です。

『メッセージプラス』のクラウドサーバーは「SSL（Secure Socket Layer）で保護されているそうですので、こちらも安全性が高いサービスとなっています。

インターネットFAXとして『メッセージプラス』を選んだ理由の一つに、導入費用が安価であることがあげられます。『メッセージプラス』は月々1,045円（税込）から利用できます。

月払いと年払いが選べ、年払いは特にお得です。
クレジットカード決済ができますので、クレカ決済の年払いが特にオススメです。

『メッセージプラス』のサービスの特徴の中に、ボイスメッセージを残せる留守番電話機能があります。携帯電話や固定電話からFAX番号に発信すると、留守番電話のアナウンスが流れ、そこにメッセージを残すことができます。

オフィスの固定電話には留守電機能がなくても、『メッセージプラス』の留守電機能を使うことで、電話受付時間外などでも、お客様からメッセージをうけとることが可能です。

録音されたボイスメッセージは、『メッセージプラス』のサーバ内に保存されますので、管理画面にアクセスして確認できます。

FAXやボイスメッセージの見落としを防ぐために、任意のメールアドレスに通知することも出来ますので、見落としは殆どないでしょう。

『メッセージプラス』のサービスの優れている点は、インターネットFAXというだけあり、申込みから開通までがシンプルでスムーズであるという所です。

申し込み

基本的に、インターネットから申し込みをし、年間の使用料を支払えば、すぐ開通します。
申込みは下記のフォームより行います。

支払いプラン

支払いプランは月払いと年払いの２プランがあります。

月払い、年払いともに解約の手続きをするまでは自動継続になります。
ちなみに、後で月払いから年払いへプラン変更してしまうと、年払い限定でもらえるサービスポイント3000ポイントは付与されないので注意が必要は、まずは、初年度は年払いにして、あとから月払いに変更する方がお得になります。

FAX受信料と送信料

『メッセージプラス』のFAX受信は無料です。送信しないのであれば、月額のシステム利用料のみがかかるだけです。
また、FAXの送信は、１枚あたり16円です。もしも、メッセージプラス間の送信は無料になります。仮に年払いをした場合は、FAX送信ポイント　3,000pt（3,000円相当）がもらえます。FAX送信枚数換算すると、約２００枚だそうです。お得ですね。初年度は特に、年払いにするのがお得に使うコツです。

『メッセージプラス』はインターネットFAXなので、固定電話とは、一部異なる条件があるので注意が必要です。
例えば、以下の番号への送信はできません。（海外へのFAX送信もできません。）

また、送信側の環境によってFAXが受信できない場合がありますので、Q&Aをよく読んで判断することをおすすめします。
弊社では、仕事上のFAXの送受信はほとんどないので、特に問題なしと判断しました。

スモールオフィスなどには、最適のインターネットFAXですが、一部、送受信できない場合もありますので、条件をよく吟味して契約することをおすすめします。ただ、オフィス全体が在宅ワーク化しており、メールの送受信で仕事が成り立つため、FAXはほとんど使用しないけれど、念のために番号を保有しておきたい企業には、とてもオススメできるサービスだと思います。

基本的に、インターネットから申し込みをし、年間の使用料を支払えば、すぐ開通します。
申込みは下記のフォームより行います。ぜひ、ご検討ください。